23 | Autoresponder in Teams đą
#MrPowerMagic hilft! đź
18.11.2021 | Alex und Ragnar Show | Folge 61
Im 23. Fall fĂŒr #MrPowerMagic beschĂ€ftigen wir uns mit einem automatisierten Responder in Teams.
Was ist ein Autoresponder in Teams? Ihr kennt sicher alle den Abwesenheitsassistenten in Outlook oder die automatische E-Mail bei BestellbestÀtigungen, oder oder oder. Diese Systeme basieren alle auf E-Mail. Ein Àhnliches Verhalten wollen wir jedoch auch in Teams erreichen.
Status Quo
In unserem Fall gibt es ein Microsoft Teams-Team fĂŒr den Support von Fragen / WĂŒnschen / Anregungen der Anwender:innen zu Microsoft 365. Dieses Team wird durch die Champions-Community betreut. Es handelt sich um ein Unternehmen im Schichtbetrieb, somit trudeln Anfragen rund um die Uhr in dem Team ein.
Die Champions können jedoch eine Betreuung nur zwischen 10 und 15 Uhr gewĂ€hrleisten. Das wiederum fĂŒhrt ab und an zur Frustration, da die Reaktionszeit den NachtschwĂ€rmern „zu lang“ vorkommt.
Zielsetzung
Um zumindest eine schnelle Erstreaktion gewĂ€hrleisten zu können, soll nun ein Autoresponder eingerichtet werden, der auĂerhalb der Support-Zeiten automatisch auf Anfragen bzw. Nachrichten im Teams-Kanal antwortet.
Somit ist gewĂ€hrleistet, dass neben einem Autoresponder per E-Mail auch in Teams eine entsprechende Erstreaktion erfolgen kann und die Anwender:innen zumindest nicht bis zum regulĂ€ren Supportbeginn warten mĂŒssen.
Umsetzung
Wenn nun im Support-Team im allgemeinen Kanal eine Nachricht abgesetzt wird, startet automatisch der Flow und prĂŒft, ob er sich auĂerhalb des Supportfensters befindet. Ist das der Fall, wird automatisch eine Antwort an die Nachricht gehangen, mit dem Hinweis, dass Support nur zu bestimmten Zeiten erfolgen kann.
FĂŒr die Anlage der Anfragen in einem Planner-Board wird keine weitere Automatisierung erstellt, da die Aufgaben zu individuell zugewiesen werden und die Anfrage keinem Muster folgt. Dies wird jedoch direkt im Kontext mittels MenĂŒ erfolgen.
Wie bei allen meinen FĂ€llen von #MrPowerMagic liegt der Fokus bei der FunktionalitĂ€t und der Lösung des Engpasses und weniger beim Design oder der Formvollendung. NatĂŒrlich könnte dies jederzeit ergĂ€nzt bzw. aufgewertet werden – designtechnisch und funktional. Im Rahmen der Demo ist dies jedoch nicht im Fokus.
Demo
Der Power Automate Flow fĂŒr den Autoresponder
Der Flow startet, wenn eine neue Anfrage im allgemeinen Kanal abgesetzt wird.
Im zweiten Schritt wandeln wir die Zeit in die aktuelle Zeitzone um, denn intern werden die Aktionen immer in der Standard-UTC Zeitzone abgewickelt. Damit wir jedoch die richtige Zeit erhalten, mĂŒssen wir die Zeit somit (wieder) in die richtige Zeit zurĂŒck rechnen.
Nach der Umrechnung der Zeit extrahieren wir aus der Zeit ausschlieĂlich die Stunde und wandeln diese in eine Zahl um. Somit können wir ausschlieĂlich Zahlen zwischen 0 und 23 erhalten. Diese nutzen wir fĂŒr den nĂ€chsten Schritt, die BedingungsprĂŒfung. Die Formel lautet:
int(formatDateTime(body('Zeitzone_konvertieren'),'HH'))
Wir formatieren das Datum mit Uhrzeit so um, dass uns nur die Stunden zurĂŒck gegeben werden (‚HH‘), und diese Zahl, die momentan nur als Text vorliegt, dann auch in eine echte Zahl umgerechnet wird.

Durch die Extraktion der Stunden und Umwandlung dieser in eine Zahl können wir nun sehr einfach eine logische Operation nutzen – kleiner als und / oder gröĂer als oder gleich. Dadurch ist es sehr einfach möglich, mit Datumsfeldern zu rechnen oder Zeiten fĂŒr Bedingungen nutzen zu können.
Wenn die Bedingung dann erfĂŒllt ist, wird als nĂ€chstes eine vordefinierte Antwort auf die Anfrage abgesetzt.


Und last but not least wird dann mittels Kontext-MenĂŒ eine Aufgabe im Planner-Board erstellt, die wir dann auch gleich in der Antwort anzeigen lassen können.

Hier könnt Ihr Euch den ganzen Fall noch einmal anschauen:
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