#MrPowerMagic hilft! 🔮

20.01.2022 | Alex und Ragnar Show | Folge 67

Die 26. Folge von #MrPowerMagic ist eine Spezialsendung. Ganz Clickbait-mäßig wurde es als Battle angekündigt – skybow vs. MrPowerMagic – und doch war es ein Ausloten der Möglichkeiten.

Die Herausforderung

skybow ist ein Anbieter von Lösungen für Geschäftsanwendungen, Formularen und Prozessen, welche nahtlos in Microsoft SharePoint integriert sind. Die Lösung der skybow für das Vertragsmanagement haben wir uns anschließend genauer angeschaut, bzw. hat uns Matthias Walter eine Demo dazu gegeben.

Im Anschluss habe ich dann versucht, diese Lösung nativ in Microsoft 365 mit den Tools und der Power Platform nachzubilden. Dabei hat sich sehr schnell herausgestellt, dass die Lösungen von skybow sehr smart sind und gegenüber der Power Platform Ihre Stärken in der tieferen Integration in SharePoint haben.

Viele Dinge, die wir uns in SharePoint wünschen, die es jedoch nativ nicht gibt, können wir über die Lösung von skybow abdecken, z.B. (nicht abschließend, nur bezogen auf die Demo):

• Beim Anlegen eines neuen Elements in SharePoint können direkt im gleichen Formular Dokumente in eine separate(!) Dokumentenbibliothek hochgeladen werden, die dann auch automatisch mit dem Element verknüpft sind,
• Echte Autowert-Felder mit eigenen definierten Schema für die Formatierung,
• Bezugnahme auf Spalten und Felder, die nativ nicht als Nachschlagespalten bzw. Referenzfelder zur Verfügung stehen,
• Flexible Business-Logik direkt auf Feldebene einstellbar,
• Erstellung von eigenen Menüpunkten in der Menübar.

Das ist schon beeindruckend, wie einfach das ganze auch zu bedienen ist und welche Ressourceneinsparung damit zu erreichen ist.

Aus meiner nativen MrPowerMagic-Perspektive ergeben sich sogar noch weitere Vorteile. Dadurch, dass die Lösung von skybow zwar nahtlos in SharePoint integriert ist – aber eben nur nebenher und nicht am Code, kann ich dennoch alle Funktionalitäten in SharePoint weiterhin nutzen:

• jegliche Art der Formatierung in SharePoint
  • Listenformatierung
  • Ansichtenformatierung
  • Spaltenformatierung
  • …
• Power Automate Flows – automatisch getriggert oder nach Bedarf,
• Power Apps Einbindung,
• …

Also die nativen Features, die mir in SharePoint zur Verfügung stehen, kann ich ohne Einschränkungen (weiter) nutzen. Das bedeutet auch, dass ich bei bereits bestehenden, eigenen Customizations, diese auch mit skybow weiterhin uneingeschränkt nutzen kann.

Zugegeben, mit meiner Umsetzung nativ mit Bordmitteln aus Microsoft 365 und der Power Plattform, komme ich nicht ganz an das Funktionsspektrum von skybow heran. Auch der Komfort ist etwas eingeschränkter, da manche Prozessschritte nur nacheinander ausgeführt werden können.

Dennoch lässt sich auch mit Bordmitteln ein gutes und voll funktionsfähiges Ergebnis erzielen.

Fazit

Wer – wie in diesem konkreten Fall – eine einfache und schnell einsatzbereite Vertragsmanagementlösung benötigt, kann dies durchaus mit den Bordmitteln aus Microsoft 365 und der Power Plattform nativ bewältigen. Wir können alle Funktionalitäten nutzen – Power Automate Flows, Benachrichtigungen, Genehmigungsprozesse, etc., die uns die Plattform bietet. Auch mit den Formatierungsoptionen können ansprechende Ergebnisse erzielt werden.

Wer jedoch individuelle und eine komfortablere Lösung wünscht, der ist mit der Implementierung und dem Einsatz von skybow sehr gut beraten. Die Funktionsvielfalt und Logik-Bausteine sind sehr einfach und schnell eingesetzt. Durch die vielfältigen Optionen der Formulargestaltung und Integration weiterer, eigener Menüpunkte, sind individuelle Prozesse sehr leicht abbildbar und somit vielleicht näher am momentanen (gelebten) Prozess. Somit wären Prozessänderungen nicht notwendig.

Ebenfalls sollten die Kosten nicht außer Acht gelassen werden. Im nativen Einsatz von Microsoft 365 und der Power Plattform haben wir grundsätzlich keine zusätzlichen Lizenzkosten, während bei skybow zusätzliche Lizenzkosten anfallen. Bei der nativen Umsetzung sind sicherlich die Aufwände für die Umsetzung höher, da die Implementierung länger dauern wird, auch weil zusätzliche Prozessschritte via Power Automate erfolgen müssen. Da viele Anforderungen bei skybow jedoch direkt im Workflow umgesetzt werden können, entfallen hier zusätzlichen Prozesschritte via Power Plattform. Dennoch sollten auch für skybow Aufwände für die Schulung einkalkuliert werden.

Hier könnt Ihr Euch den ganzen Fall noch einmal anschauen:

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