25 | Klassenliste, setzen! đŸ‘©â€đŸ«

#MrPowerMagic hilft! 🔼

09.12.2021 | Alex und Ragnar Show | Folge 64

Der 25.Fall fĂŒr #MrPowerMagic! In diesem Fall geht es zurĂŒck auf die Schulbank, setzen, sechs!

Genauer gesagt geht es um das einfache, digitale Management von Anwesenheiten und Klassenlisten. Quasi tĂ€glich wiederkehrende Checklisten – aber eben keine klassischen Aufgaben, sondern dynamische Elemente und vor allem Personen. Somit nicht nur fĂŒr den Bildungsbereich interessant!

Status Quo

Ich erhielt eine ĂŒber mein Forms-Formular folgende Anfrage, die zu diesem 25. Fall fĂŒhrt:

Eine ba-wĂŒ Schule muss die Anwesenheit der SchĂŒler:innen und erfassen – nutzt zum Unterrichten allerdings Moodle.

Aktuell tragen die LehrkrĂ€fte hĂ€ndisch die Anwesenheit nach jeder Stunde ĂŒber ein iPad in Excel ein. Anschließend senden sie diese Excel an die Verwaltung, die die Fehlzeiten zentral fĂŒr alle Klassen erfasst.

Anfrage an #MrPowerMagic

Gern hĂ€tte ich noch einige Details und Anforderungen zu dieser Anfrage gewusst, um eine noch zielgerichtetere Lösung zu schaffen, doch leider erreichte mich die Anfrage nur anonym. Somit liegen die EngpĂ€sse hier scheinbar in der tĂ€glichen Routine-Checkliste der Anwesenheit der SchĂŒler:innen einer Klasse. Zwar wird hier bereits „digital“ erfasst, aber digital ist nicht immer gleich digital. Es bleibt ein sehr hoher manueller Aufwand, denn der Übertrag der Anwesenheiten in eine zentrale Liste erfolgt seitens der Verwaltung vermutlich hĂ€ndisch. Dies wiederum ist fehleranfĂ€llig.

Zielsetzung

Zum einen soll die Excel-Lösung abgeschafft werden, denn die Excel isoliert die Informationen in der Datei selbst, so dass diese nur schwer automatisiert weiterverarbeitet werden können. Ebenso soll der Prozess weiter automatisiert werden, damit die LehrkrĂ€fte sich auf das AusfĂŒllen der Anwesenheitsliste konzentrieren können und der restliche Prozess automatisiert ablĂ€uft. Folgende Anforderungen bekam ich ebenso mitgesandt:

Bevorzugt mit Bordmitteln aus der M365-Welt. WĂŒnschenswert wĂ€re, dass es möglichst „idiotensicher“ ist d.h. die LehrkrĂ€fte haben jeweils nur Zugriff auf ihre Klassen.

Anforderungen an die Lösung

Auch hier fehlen mir noch einige Detailinformationen. Dennoch ist das Ziel, dies mit Bordmitteln in Microsoft 365 umzusetzen. Den Zugriff auf nur eigene Klassen ist grundsÀtzlich möglich. Mal schauen, ob und inwieweit das in diesem Fall mit umgesetzt werden wird.

Umsetzung

Die Umsetzung der Lösung klang erst einmal ziemlich trivial und ich wollte dies mit To-Do lösen. Eine Aufgabe fĂŒr jede AnwesenheitsprĂŒfung, z.B. fĂŒr jedes Fach und jede Klasse. Allerdings ist das im Standard nicht umzusetzen, da der To-Do Konnektor in Power Automate nur fĂŒr die eigene To-Do App funktioniert. Also musste ein anderer Ansatz her.

Eine weitere Möglichkeit wĂ€re, das ganze nur mir SharePoint-Listen zu lösen, allerdings brĂ€uchten wir dann auch sehr viele Listen und viel Power Automate, um diesen Fall abzudecken. Aus diesem Grund habe ich mich fĂŒr die aus meiner Sicht flexibelste Lösung entschieden, eine Power App.

Als Datenquelle werden verschiedene SharePoint-Listen verwendet:

  • Klasse
  • FĂ€cher
  • SchĂŒler:innen
  • Anwesenheiten

Die Listen sind – bis auf die Anwesenheiten-Liste – miteinander verknĂŒpft. In der Anwesenheiten-Liste werden dann nur die jeweiligen Anwesenheiten der jeweiligen Stunde vermerkt.

Die Power App nutzen wir quasi als Bindeglied und Eingabemaske fĂŒr die Anwesenheiten der SchĂŒler:innen. Die Lehrkraft wĂ€hlt das Fach aus, die Klasse und in der erscheinenden SchĂŒler:innen-Liste markiert sie nun noch die Anwesenheit und schickt das in einem Rutsch ab. Schauen wir uns das ganze etwas genauer an…

Wie bei allen meinen FĂ€llen von #MrPowerMagic liegt der Fokus bei der FunktionalitĂ€t und der Lösung des Engpasses und weniger beim Design oder der Formvollendung. NatĂŒrlich könnte dies jederzeit ergĂ€nzt bzw. aufgewertet werden – designtechnisch und funktional. Im Rahmen der Demo ist dies jedoch nicht im Fokus. Ebenso ist die von mir vorgestellte Lösung nicht immer die Einzige oder die treffendste, zumeist jedoch mMn die passendste im Kontext des Falles. Ich erhebe auch keinen Anspruch auf VollstĂ€ndigkeit und Richtigkeit meiner Angaben, stehe jedoch bei Fragen oder Problemen immer gern zur VerfĂŒgung und freue mich zudem auf Feedback!

Demo

Die SharePoint Listen

Liste Klassen

Die Liste Klassen dient als Container und Informationssammlung. Ich habe hier die Klassenlehrkraft nebst Vertretung und noch die Raumnummer ergĂ€nzt. NatĂŒrlich könnte hier noch alles weitere ergĂ€nzt werden,

Die Liste Klassen

Die Liste FĂ€cher

Die Liste der FĂ€cher beinhaltet in meinem Beispiel tatsĂ€chlich nur das Fach selsbt, könnte natĂŒrlich ebenfalls noch weitere Informationen aufnehmen, wie Fachleitung, etc.

Die Liste FĂ€cher

Die Liste SchĂŒler:innen (SuS)

Die Liste SchĂŒler:innen beinhaltet momentan nur die Personenfelder der SchĂŒler:innen und die dazugehörige Klasse als Nachschlagespalte. Auch hier könnten natĂŒrlich weitere Informationen ergĂ€nzt werden.

Die Liste SuS

Die Liste Anwesenheiten

Die Liste Anwesenheiten dient als Nachweis der Anwesenheiten der jeweiligen SchĂŒler:innen. Da die Anforderung ist, nach jeder Schulstunde eine Anwesenheitsliste zu erstellen, sollte auch fĂŒr jede Stunde eine entsprechende Eintragung gemacht werden. Alle AnwesenheitsprĂŒfungen der Lehrkraft werden somit en bloc in diese Liste ĂŒbertragen.

Sofern eine Gesamtliste der Anwesenheiten gewĂŒnscht ist, mĂŒsste jetzt jede Stunde nur gegen die normale Klassenliste verglichen werden, um herauszufinden, welche SchĂŒler:innen abwesend waren. Dies war jedoch nicht Bestandteil dieses Falls. Allgemein bestĂŒnde hier noch sehr viel Potenzial fĂŒr die Verwaltung der SchĂŒler:innen in Microsoft 365.

Die Liste Anwesenheiten

Die Power App

FĂŒr die eigentliche AnwesenheitsprĂŒfung habe ich eine Power App erstellt. ZunĂ€chst muss das Fach ausgewĂ€hlt werden, im zweiten Schritt kann dann die Klasse ausgewĂ€hlt werden. Durch die Auswahl der Klasse erscheint automatisch eine weitere Liste mit den zugehörigen SchĂŒler:innen und einem Toogle-Switch.

Erst, wenn mindestens ein SchĂŒler:innen als anwesend markiert wurde, kann die Liste gespeichert werden, vorher ist der Button inaktiv.

Die Power App nach Start
Erst nach Auswahl des Fachs kann auch eine Klasse ausgewÀhlt werden
nach Auswahl der Klasse erscheint die Klassenliste mit der Möglichkeit zum abhaken der Anwesenheit
Erst, wenn mindestens ein SchĂŒler:innen ausgewĂ€hlt wurde, kann die Liste gespeichert werden.
Die ĂŒbertragenen SchĂŒler:innen nach Klick auf Speichern

Wie funktioniert das Ganze nun technisch? In der Power App sind die drei SharePoint-Listen FĂ€cher (1), Klassen (2) und SuS (3) als Datenquelle hinterlegt. Diese werden beim Start in jeweils eine eigene Collection geladen.

Die Auswahl eines Fachs hat zwar keine Auswirkungen auf die anderen Listen, allerdings wird zwingend die Angabe des Fachs benötigt, da das Fach Bestandteil des Eintrags in der Anwesenheiten-Liste wird. Daher ist die Auswahl der Klasse solange deaktiviert, bis ein Fach gewÀhlt wurde (If-Statement, DisplayMode Edit / Disabled).

Bei der Auswahl der Klassen sind in dieser Power App keine EinschrĂ€nkungen der LehrkrĂ€fte hinterlegt, somit hat jede Lehrkraft auch Zugriff auf alle Klassen. Dies ließe sich jedoch recht einfach implementieren, allerdings mĂŒsste dann noch ein weitere Modus eingerichtet werden, fĂŒr den Fall das eine gĂ€nzlich andere Lehrkraft z.B. in die Vertretung einer Klasse muss.

Sobald eine Klasse ausgewĂ€hlt wurde, erscheint in der Galerie der Liste SuS (3) die gefilterte Ansicht der SchĂŒler:innen der jeweiligen Klasse. In der Galerie wurde zusĂ€tzlich der Toggle-Switch eingebaut, um die Anwesenheit zu dokumentieren. Jedes Mal, wenn der Toggle-Switch betĂ€tigt wird, wird ĂŒber das Ereignis „OnCheck / OnUnchecked“ die SchĂŒler:innen entweder in eine weitere Collection geladen oder aus der Collection entfernt. Somit fĂŒllt sich diese (anfangs leere) Collection mit jeder SchĂŒler:innen, die als anwesend markiert wurde.

Es ist ebenso Voraussetzung, dass sich mindestens ein SchĂŒler:innen in der Collection befindet, um den Speichern-Button zu aktivieren. Sobald dieser betĂ€tigt wird, wird die gesamte Collection an die SharePoint-Liste Anwesenheiten ĂŒbertragen. Ebenso wird die Collection geleert und alle gesetzten Werte zurĂŒckgesetzt. Damit kann eine neue Anwesenheitserfassung starten.

Die einzelnen Bereiche der Power App

Hier könnt Ihr Euch den ganzen Fall noch einmal anschauen:

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